在宅での仕事を円滑に進め、効率よく管理するコツ -在宅SE活用事例-

キャリアデザイン・インターナショナル株式会社

キャリアデザイン・インターナショナル株式会社

代表取締役　渡邉 文子 様

在宅スタッフを活用し始めたきっかけは何でしょうか？

　25年前になりますが、私自身が子育てをしながら在宅で起業しました。子供のそばにいながら仕事がしたいご近所の主婦の方に在宅でお仕事をしていただいたのが始まりです。それからずっと在宅スタッフを活用していますので、私の中では、在宅でお仕事をお願いするということは、普通のことです。
　これまでは一般の求人サイトで募集していましたが、今回の仕事に関しては、システム開発のご経験がある専門的知識を持った方が必要でしたので、その分野にお強いコネクティルさんにお願いすることになりました。
　私たちの会社は在宅で仕事をしている主婦の方が多いので、女性の活用を促進するというコネクティルさんの理念にも共感ができますし、お互いに理解し合えるだろうなと思いました。

在宅スタッフのパフォーマンスはいかがですか？

　パフォーマンスを発揮していただくという前提のところで、まずはコミュニケーション力がとても重要になります。仕事内容をこちらから説明するにしても、質問してもらうにしても、コミュニケーションがお互いに取りやすいことが大切ですよね。
　現在入っていただいている2人のスタッフさんは、コミュニケーションに気を使ってくださっているのがわかります。わからないところは積極的に聞いてくださるので、こちらも安心です。入ってすぐは、どうしても自信がなく受け身になってしまったり、輪に入れず悪循環になってしまうこともありますが、お2人ともご自身の方から発信してくださるので助かっています。
　入っていただいてから1〜2ヶ月ではありますが、今のところ順調な滑り出しです。これからさらに業務内容を熟知していただいて、これからの活躍が楽しみです。

外注の在宅スタッフに仕事を任せることに抵抗はなかったですか？セキュリティについてもお聞かせください。

　それはないですね。基本、私たちの会社は在宅だったので、それが社外の方であったとしても、抵抗はありません。コネクティルさんというサポートしてくれる会社が間に入ってくださるので、こちらとしても安心でした。
　セキュリティについてはプライバシーマークを取得し、そのガイドラインの中で運用をしていますので、こちらからパソコンを貸与させていただき、お仕事環境を準備しましたので両者安心できたと思います。

業務内容の確認やコミュニケーションはどうされていますか？

　スタッフ同士はチャットでコミュニケーションを取っていますが、私も入っていますので、全ての動きややり取りをそこで把握することができます。そういう意味では、声が聞こえないところでの会話は、同じオフィスにいても何がそこで起こっているかわからないですよね。むしろテレワークの場合は、全部チャットの中でやり取りが見えているので、管理はやりやすいと思います。

　今、何を教育しているのか、何について質問しているのか、そしてミーティングが終わった後の皆さんの満足感まで、チャットの中で見ることができます。「よくわかりました」「ありがとうございました」「また何かあったら聞いてくださいね」と、お友達みたいに仲良くスタンプや絵文字入れながらやり取りしているのを見ると、仲良く仕事ができているんだな、とわかります。仲が良いのが一番ですから。

円滑なコミュニケーションが取れるような環境づくりを実施されていますが、何か気を付けていることはありますか？ 

　昔、回線の不具合で相手が送ったメールが届くのが遅れ、誤ってネガティブなメールを送ってしまった事がありました。その時は本当に反省しました。それ以降、特にネガティブな内容のメールを送る時は、焦らずに、じっくり吟味して、自分の意見だけではなくて、他の人にも意見を聞いてから返信をするようにしています。
　今はチャット等ですぐにやり取りができてしまう時代ですが、直感で思ったことを送ってしまうと、関係性がこじれる原因になります。出社していれば、退社後に飲みに行ってそこで修復ができることも、オンラインではそういうことができないので、難しいです。
　メール、チャット1つ送る時も、常に内容や表現を吟味して慎重に伝えるように心がけています。

在宅スタッフへの依頼の仕方や、業務の振り分け方など、仕事をうまく回すための工夫をされていれば教えて下さい。

　だいたい3ヶ月〜半年経てば、適性は判断できます。カスタマーサポート寄りになる方もいらっしゃれば、効率よくデータ処理ができる方はそこを極めていただく方もいらっしゃいます。私自身が公認心理師で、パーソナリティー分析を専門にしているので、やり取りを見ながらその人のタイプや、得意・不得意を把握するようにしています。
　また、大切なのは一緒にお仕事をしているスタッフの声を聞くことです。「このスタッフさんと、ここをやっていてすごく助かっています」という声があれば、適性があるということがわかります。逆にうまく噛み合っていないことがあれば、お互いにつらくなってしまうので業務調整をしたり、適性含めて役割分担を調節しています。
　ただ、オンライン上のやり取りだけで判断してしまうと主観的になってしまいますので、生の声を聞きながら、（自分が感じていたことと異なることもありますので）それを含めて総合的に判断することが大切だと思います。

お子さんの急病や行事などで仕事ができない時、どのように他のメンバーでカバーしていますか？

　普段から2人以上のペアで業務をおこなうようにしており、1人しか把握している業務は無い状態にしています。そうすれば1人お休みでも、もう1人にカバーしてもらえます。皆さん子育て中ですので、お互いさまという感覚は全員にあって、急なお休みがあっても、自然にサポートの手が出ていますね。
　長期の休みが欲しい時は、早めに予定を出すようにしているようで、周りもサポートをしやすくなります。

コネクティルの在宅スタッフを活用してみた結果はいかがでしたか？

　最初から在宅のスタイルに慣れておられたので、在宅で仕事に入ってもらうための基本的なレクチャーは必要なく、次の週からは実務に入っていただけたのが非常にありがたかったです。

　また、コネクティルさんは適切な人材を紹介してくださるので有難いということもあげられます。求人サイトからの募集ですとシステムと言っても、さまざまなスキルの幅がありますし、履歴書やオンライン面談だけでは、実際のスキルを見極めるのはなかなか難しいです。
　その点コネクティルさんは、経歴を詳しくヒアリングされているので、こちらが求めるスキルにマッチした人材を提案していただけます。「こういうお仕事があって」「これくらいの期間で」「こういうことを求めていて」「こういう感じの人がいい」と要望を伝えさせていただいたら、それに対して、すごく迅速に人材を提案してくださいました。これはコネクティルさんに本当に感謝です。ありがとうございます。

在宅スタッフの課題はありますか？

　スタッフさんの感じていることを聞き取りづらいのが課題です。スタッフさんが何か感じていることがあっても、こちらから積極的に聞かない限り、言ってもらえません。聞いたとしても、それを正直に言ってくださるかどうかもわかりません。外部のスタッフも社内のスタッフもこちらは同じように対応しているつもりでも、スタッフさんの方が違いを感じているとか、やりづらいことがあるかもしれません。

　社内のスタッフは定期的に面談に時間を設けていますが、コネクティルさんのスタッフの場合は、私たちが評価するわけではありませんので、1on1のミーティングがありません。コネクティルさんを通してお伺いをしてはいますが、こちらに言いづらいこともあるかもしれませんよね。
　もし何かあれば役割を調整したりするなどの対応を取ることができますが、それがわかりづらいのが心配です。

在宅スタッフの活用について、今後の展望をお聞かせください。

　今後は、コンテンツを作って発信したりできる、マーケティング系のスキルをお持ちの方も活用したいです。良い形で発信をしないと、お客様に届かなかったり、伝えたいことが伝えられなかったりするので、大事な部分だと感じています。
　ただ、マーケティングのスキルだけではなく、会社のサービス内容や、専門的な分野も理解していただくことが前提になります。そういったことをお願いできる人材をご提案していただけたら、心強いと思います。

【30代　福井県在住　高崎さん】

　クラサバ系のプログラマーとして仕事を開始。その後PHP、JavaScriptなどを利用するwebシステム開発のプログラマーに。結婚・出産を機に事務員へ転職したことから、在庫管理や営業事務のスキルのほか、Officeツール、VBAの技術を磨いている。

以前働いていた頃と比べ、現在の仕事環境で良くなったことは何ですか？

　大きな変化は、地方在住でも大都市圏のお仕事に関わることが可能になったことです。出社の場合は、地元では希望する仕事がなくて諦めるしかありませんでした。家庭の事情や住んでいるエリア、そして時間に縛られずに働けることはありがたいです。
　また、企業に求められる、自分のスキルが発揮できる、という事が、自分にとって自信になりました。
　あとは、通勤時間がなくなったことです。大雪で通勤に3時間…なんてことがないのは、本当にありがたく思っています。

テレワークで円滑に仕事をするために、心がけていることはありますか？

　文章ベースでのコミュニケーションなので、報連相は簡潔に分かりやすくするように気を配っています。しかし、テレワークでのコミュニケーションは良いことも多く、文章ベース、画面ベースだからこそ「ちょっとココ見てください」の共有や、まじめな文章の最後に絵文字で雰囲気を和らげることがでるので、困っていることは少ないです。
　あとは「5分ほど離席します」「ちょっと電話中！」など、見えないからこそこまめに発信することで、何かあった時にもトラブルになりづらい雰囲気づくりを心がけています。一緒にお仕事するチームなので、可能であれば積極的に雑談もしていきたいと思います。

これからどんなことにチャレンジしたいですか？

　VBAやOffice系の知識・技術を深めていきたいと思います。今までVBAは軽微な修正等が多かったのですが、実際に事務作業でツールを使っていると、本格的に自分で作成してみたいと興味が出てきました。今はインターネット上で多くのサンプルコードや備忘録などを共有してくれているので、まずはそれらを参考にして、目的に沿ったツールを作れるようになりたいです。

【30代　奈良県在住　竹本さん】

　約10年間生命保険のシステム会社に在籍し、システムエンジニアとしてホスト系のシステム設計・開発に携わる。出産・育児で一旦仕事から離れたが、育児が一段落したところで在宅で仕事を再開。

以前働いていた頃と比べ、現在の仕事環境で良くなったことは何ですか？

以前は通勤時間が往復で2時間強かかっていましたが、現在は在宅なので無理なく働けるようになりました。下の子は幼稚園に通っていますがまだまだ小さいので、親としてはちゃんと時間を取って相手をしてあげたいという思いがあります。今は昼休憩のちょっとしたスキマ時間に家事ができますし、効率的に時間を使えるので、育児との両立ができるようになりました。
　また、キャリアデザイン・インターナショナル株式会社様には子育て中のママが多く在籍されており、お互いフォローしあう社風であることもありがたいなと感じています。急に子どもが体調不良で休みになっても、自宅で見ながら仕事ができることはとても助かっています。

テレワークで円滑に仕事をするために、心がけていることはありますか？

　進捗状況を積極的に発信して共有することと、着手している作業にかかる時間をあらかじめ予想し、手が空く前に次の仕事に移れるように、早め早めに声をかけることに気を付けています。また、確認したいことがある時は、誤解を与えるような表現は避け、簡潔な文章を心がけています。
　一方、Zoomなどで話す時は、会議の前後で少し雑談をするようにしています。そうするだけでお互いの人柄がわかりますし、仕事中も声をかけやすくなり、円滑に業務を進めることができるようになりました。まだ経験が浅くわからないことが多々ありますが、要件によって誰に聞けば良いかを判断し、長時間一人で抱え込まず、積極的に相談するように気をつけています。

これからどんなことにチャレンジしたいですか？

　現在携わっているシステムはAWSをベースとしたものですが、まだ勉強中なので、もっと知識を深めたいです。もし未経験の言語や技術に携わる機会があれば、積極的に挑戦していきたいです。例えば、Pythonなど、人工知能やデータ分析に興味があります。個人で勉強していますが、まだまだ習熟していないため、業務で携わる事があれば、ぜひチャレンジしたいと考えています。経験を積んで、今後のお仕事の幅を広げていきたいと思います。

渡邉様、高崎さん、竹本さん　取材のご協力ありがとうございました。